Administrative Assistant (Experienced)

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WICHTIGE ERWARTETE LEISTUNGEN Unterstützung des Teams: • Sie bearbeiten sämtliche Anfragen von Teammitgliedern innerhalb der Fristen und gemäß den Richtlinien, leiten diese bei Bedarf weiter (z. B. Unterstützung bei Geschäftsreisen und Auslagen, Troubleshooting, Standortzugang oder Bereich mit Ausweispflicht ...) • Sie managen die Personalverwaltung: Aufzeichnungen und spezifische Aufgaben innerhalb der Fristen (außer Abwesenheitszeiten wegen Urlaub, Arztbesuche, Änderungsformulare, Pflichtschulungen, Begrüßung neuer Mitarbeiter, Ausscheiden von Mitarbeitern usw.) • Sie verwalten die Computerzugriffsberechtigungen beim Arbeitsantritt und Ausscheiden von Mitarbeitern (Zugriff auf Dokumente und verschiedene Netzwerke). • Sie organisieren regelmäßige Meetings der Geschäftseinheit (Planung und Logistik) und andere Meetings auf Anfrage von Teammitgliedern (optional): Sie halten die Fristen und Zeitabläufe der Organisation ein, reservieren Konferenzräume, versenden Einladungen an Teilnehmer, leiten die Tagesordnung und Informationen zum Veranstaltungsort weiter. • Sie führen Sitzungsprotokolle. (Optional). • Sie organisieren die Geschäftsreisen des Managers (Logistik) im jeweiligen System. (Optional). • Sie wenden die Archivierungs- und Klassifizierungsregeln (Vertraulichkeit und Aufbewahrung) an und schulen das Team. • Sie verwalten die Archivierung rechtlicher Dokumente. Beschaffungsverwaltung für die Geschäftseinheit: • Sie verwalten die Beschaffung (Aufträge und Bestellungen) für die Geschäftseinheit mithilfe von Systemen und gemäß den Anforderungen und spezifischen Anfragen. • Sie verwalten Bestellungen und leiten Rechnungen ohne Anweisung an externe Dienste weiter. • Sie wenden Beschaffungsregeln an und bilden das Team aus. • Sie validieren Rechnungen ohne Anweisung. (Optional). • Sie überwachen das Budget für externe Käufe (Vorräte, Anbieter ...) (Optional). Informationsweitergabe: • Sie stellen die Informationsweitergabe sicher, damit die Geschäftseinheit ordnungsgemäß funktioniert: Sie geben Informationen innerhalb der Fristen über den Manager und/oder per E-Mail über die jeweiligen Verteilerlisten weiter und/oder sorgen bei Bedarf für eine Aktualisierung des schwarzen Bretts. • Sie veröffentlichen Informationshinweise zur Geschäftseinheit oder zum Konzern. • Sie schreiben Informationshinweise zur Geschäftseinheit. (Optional). • Sie aktualisieren die verschiedenen Listen (Vertriebslisten, Organisationsdiagramme ...). Begrüßung und Servicebild: • Sie begrüßen jeden Besucher oder Telefongesprächspartner (externe Geschäftseinheit), leiten Anrufer weiter und geben Antworten gemäß den Bedürfnissen.