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WICHTIGE ERWARTETE LEISTUNGEN Zusammenarbeit mit dem Manager: • Sie verwalten den Terminplan des Managers und optimieren diesen und kümmern sich um alle Angelegenheiten innerhalb der Fristen (Terminplan/Geschäftsreisen, Dokumente/Akten/Berichte). • Sie organisieren die Geschäftsreisen des Managers: Sie verwalten die Logistik über das vorhandene Tool, stellen Reisedokumente zusammen und füllen Auslagenberichte aus. • Sie erarbeiten den Jahresterminplan der Geschäftseinheit und berücksichtigen dabei den vom Executive Assistant der Geschäftseinheit herausgegebenen Zeitplan. • Sie geben den Terminplan an das Leitungsteam am vom Manager vorgegebenen Datum aus. • Sie organisieren die Meetings und Seminare innerhalb des Terminplans und berücksichtigen dabei alle Fristen. • Sie organisieren Meetings (Logistik und Planung): Sie schlagen Tagesordnungen für Meetings vor und nehmen an den Meetings teil; bei Bedarf führen Sie Protokoll. • Sich stellen die Nachverfolgung der in den Meetings besprochenen Maßnahmen sicher. (Optional). • Sie organisieren hin und wieder die Veranstaltungen der Geschäftseinheit (Seminare, Teambuildings ...) • Sie stellen dem Manager pünktlich und mit einem kritischen Auge alle Elemente/Dateien/Präsentationen/Berichte bereit, die er für seine Tätigkeit braucht. • Sie analysieren die Elemente/Dateien/Präsentationen, die der Manager für seine Tätigkeiten braucht. (Optional) • Sie lesen die E-Mails des Managers und weisen ihn auf wichtige/dringende E-Mails und erforderliche Antworten hin. • Sie beantworten bestimmte E-Mails des Managers selbst. (Optional) • Sie leiten zweckdienliche Informationen an den Manager und das Team weiter. • Sie schlagen dem Manager Änderungen vor (Tools, Organisation ...) • Sie stellen sicher, dass zwischen dem Manager und seinen/ihren Gesprächspartnern (N-1, N+1…) ein konstanter Informationsaustausch stattfindet. Erstellung und/oder Verwaltung von Dateien: • Sie verwalten zusätzlich zugewiesene Missionen unabhängig (z. B. EP-Gesprächspartner, Budget-Monitoring, Dashboards usw.) • Sie verwalten spezifische Daten in Übereinstimmung mit dem Manager (z. B. Update der Intranetseite und Verwaltung eines internen sozialen Netzwerks, Analyse von spezifischen mit der Geschäftseinheit verbundenen Themen ...) (Optional) Erweiterter Support für das Team: • Sie managen die Personalverwaltung: Aufzeichnungen und spezifische Aufgaben innerhalb der Fristen (außer Abwesenheitszeiten wegen Urlaub, Arztbesuche, Pflichtschulungen, Änderungsformulare, Begrüßung neuer Mitarbeiter, Ausscheiden von Mitarbeitern ...) • Sie verwalten die Computerzugriffsberechtigungen beim Arbeitsantritt und Ausscheiden von Mitarbeitern (Zugriff auf Dokumente und verschiedene Netzwerke/Konferenzräume). • Sie organisieren Meetings und berücksichtigen dabei: Fristen, Zeitplan, Teilnehmer, Verbindungen, Tagesordnung und Ort. • Sie erkennen Bedürfnisse und verwalten Anfragen innerhalb der jeweiligen Fristen und berücksichtigen dabei die Regeln und Verfahren. • Sie überwachen die Anfragen. • Sie richten Informationsmeetings mit dem Teams aus und/oder organisieren Schulungen für das Team. • Sie wenden die Regeln für Archivierung und Klassifizierung an und schulen das Team. • Sie archivieren alle rechtlichen und aufsichtsrechtlichen Dokumente. • Sie begrüßen und informieren Besucher der Geschäftseinheit. Beschaffungsverwaltung für die Geschäftseinheit • Sie verarbeiten Aufträge und Bestellanforderungen für die Geschäftseinheit mithilfe der folgenden Tools: Sie verwalten die Anfragen und prüfen und verfolgen die Aufträge und Bestellungen, nehmen Bestellungen an und leiten Rechnungen ohne Anweisung an den externen Dienst weiter. • Sie validieren Rechnungen ohne Anweisung durch Delegierung. (Optional) • Sie stellen sicher, dass alle Regeln und Verfahren auf das Team angewandt werden. Begrüßung und Abteilungsbild: • Sie bearbeiten verschiedene (interne und externe) Anfragen und bieten maßgeschneiderte Antworten an. • Sie begrüßen und informieren Besucher der Geschäftseinheit.