Assistente Executiva : C-Level

Assistente Executiva : C-Level

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WICHTIGE ERWARTETE LEISTUNGEN Zusammenarbeit mit dem Manager • Sie organisieren und optimieren den Zeitplan des Managers: Sie kümmern sich innerhalb der angemessenen Fristen um alle Punkte (Geschäftsreisen, Dokumente/Akten/Berichte, Budget-Monitoring). • Sie erarbeiten den Jahresterminplan der Geschäftseinheit und berücksichtigen dabei alle Fristen der Gruppe und der Geschäftseinheit. • Sie organisieren Meetings und Seminare (Logistik, Teilnehmer und Inhalte), schlagen sinnvolle Tagesordnungen vor, sammeln alle benötigten Informationen von Kunden/internen Partnern, erstellen Präsentationen und gehen dabei sorgfältig vor, nehmen als Mitglied des Managementteams an Meetings teil, erstellen und verteilen Sitzungsprotokolle und überprüfen, ob die besprochenen Maßnahmen durchgeführt werden. • Sie konsolidieren und analysieren die für den ordnungsgemäßen Gang der Geschäftseinheit benötigten internen und externen Informationen. • Sie initiieren Ad-hoc-Meetings entsprechend den identifizierten Bedürfnissen und internen/externen aktuellen Themenstellungen. • Sie lesen die E-Mails des Managers und weisen ihn auf wichtige/dringende E-Mails und erforderliche Antworten hin. • Sie beantworten E-Mails des Managers selbst. (Optional) Bearbeitung von Anfragen: • Sie beantworten interne/externe Anfragen pünktlich und wahren gleichzeitig die Werte der Gruppe, damit ein positives Image der Gruppe/Geschäftseinheit vermittelt wird. • Sie verwalten Prioritäten, kümmern sich um Notfälle und achten dabei genauestens auf Auswirkungen potenzieller Spannungen, die gemindert werden müssen. • Sie antizipieren Bedürfnisse/Anfragen und tragen so zur Leistung der Gruppe/Geschäftseinheit bei. Management von Dateien: • Sie erfassen relevante Informationen zu den Teams, internen Partnern und anderen hilfreichen Ressourcen der Geschäftseinheit und bereiten so alle für die Tätigkeit des Managers erforderlichen Elemente vor. • Sie verwalten spezifische Probleme in Übereinstimmung mit dem Manager. • Sie schließen Käufe ab und stellen durch Delegation eine Rolle für die Validierung (optional) in verschiedenen Bereichen sicher (Beschaffungstools/Rechnungen, Reisen usw.) • Sie überwachen das Budget der Einheit. (Optional) Animierung des Assistenten-Netzwerks: • Sie erfassen und verbreiten alle erforderlichen Informationen für die Aktivität der Assistenten des Managementteams (und auch darüber hinaus die des Netzwerks der Executive Assistenten). • Sie organisieren und führen Meetings für den Informationsaustausch und regelmäßige Gesprächspunkte mit Ihrem Assistenzteam durch. • Sie stellen das hierarchische oder funktionelle Management der Assistenten in Ihrem Netzwerk sicher. (Optional)